Conquiste resultados com as 6 fases do Ciclo de Vida BPM
Usualmente o BPM (Segundo conceitos BPM do CBOK) é dividido em 9 áreas de conhecimento, que seriam: Modelagem de Processos, Análise de Processos, Desenho de Processos, Gerenciamento do Desempenho dos Processos, Transformação de Processos e, de forma mais abrangente, Organização de Gerenciamento de Processos, Gerenciamento de Processos Corporativos e Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócios. Mas a verdade é que não basta dominar estas áreas de conhecimento, é preciso saber empregar isso dentro de uma ordem de ações interligadas chamada de Ciclo de Vida BPM.
original em http://www.venki.com.br/blog/ciclo-de-vida-bpm/
Vamos apresentar a seguir cada uma destas fases do Ciclo de Vida do BPM e detalhar algumas características desses momentos do ciclo, que são 6:
- Planejamento e Alinhamento Estratégico
- Análise de Processos
- Desenho de Processos
- Implantação dos Processos
- Monitoramento dos Processos
- Refinamento de Processos
O Ciclo de Vida BPM passo a passo
1- Planejamento e Alinhamento Estratégico
Para se obter uma visão ampla dos processos da empresa em sintonia com a cadeia de valor, nesta fase é preciso analisar toda documentação disponível e assimilar de que maneira os processos estão alinhados aos serviços prestados, atendimento ao cliente, apoio a gestão e vendas. Para isso, devem ser executadas 4 etapas:
- Emoldurar a organização.
- Identificar os processos primários, de gestão e de apoio.
- Identificar indicadores de desempenho.
- Preparar para análise de processos.
2- Análise de Processos
Nesta fase do ciclo de vida BPM é preciso observar os processos exatamente da maneira que estão acontecendo na empresa neste momento, só assim se poderá conseguir um “retrato” que permitirá a modelagem e avaliação dos processos da organização. É com esta análise do momento atual que será possível entender o que poderia ser melhorado, visando as fases seguintes do ciclo BPM.
- Entrevista dos atores
- Análise da documentação dos processos.
- Documentação da análise
- Validação do entendimento e documentação
3- Desenho de Processos
Chegou a hora de tomar decisões em relação a tudo que foi detectado na fase anterior, chamada de AS-IS. Agora que já se conhecem os gargalos, as falhas, os atrasos e outras deficiências do processo analisado (com o maior detalhamento possível), é o momento de se alinhar com os objetivos estratégicos da empresa e desenhar um novo processo. Para isso, não se pode deixar de fazer simulações com base em cenários e incluir as melhorias necessárias. As etapas desta fase sã as seguintes:
- Analisar lacunas e fazer comparações
- Desenhar o processo e fazer a análise do uso de TI.
- Procedimentos de aceite do novo processo
- Criação do plano de implantação
4- Implantação dos Processos
A implantação é uma fase do ciclo de vida BPM que pode ser executada de duas maneiras. Através de uma implantação sistêmica, isto é, com auxílio de tecnologias e softwares específicos para isso, ou a implantação não sistêmica, que não conta com esse tipo de ferramenta BPM.
Independente de qual for ser empregada, o objetivo será o mesmo: permitir e pôr em ação a execução dos processos como foram definidos e documentados, na forma de um fluxo de trabalho.
5- Monitoramento dos Processos
Toda empresa tem objetivos estratégicos. E é nesta fase do ciclo BPM que será possível descobrir se os processos estão alinhados com esses objetivos, monitorando-se indicadores adequados à avaliação dos resultados obtidos. Os indicadores de desempenho mais empregados costumam envolver 4 dimensões: Tempo de duração do processo, Custo monetário despendido com o processo, Capacidade: quanto o processo efetivamente produz? E Qualidade, que analisa se há muitos erros e variações que afetam uma entrega satisfatória aos clientes do processo.
6 – Refinamento de Processos
E neste momento que se dará início a melhoria contínua dos processos. Ao se analisar o monitoramento da fase anterior e perceber se os objetivos estratégicos estão ou não sendo alcançados, se as metas definidas na modelagem estão sendo atingidas em relação aos resultados realmente observados na prática.
O refinamento de processos também pode ser chamado de uma transformação dos processos por meio de uma evolução planejada e sempre monitorada em relação aos resultados medidos. O foco deve estar na melhoria do desempenho, na redução de custos e no atendimento das necessidades dos clientes e do relacionamento com eles.
É por isso que toda esta cadeia de atividades se chama Ciclo de Vida BPM: voltamos ao início! Agora que está tudo implantado e em andamento, vamos analisar novamente os processos, verificar se estão alinhados com os objetivos estratégicos e ir refinando continuamente, sempre com o objetivo de entregar o maior valor percebido ao cliente, gerando mais lucro para a empresa!
Nesse contexto, fica claro que não só a análise e modelagem, mas, da mesma forma, o monitoramento vai depender do uso de boas ferramentas BPM, ágeis, intuitivas e transparentes.
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