A Lei de Parkinson: gestão do tempo para conter desperdícios
Existe uma clara dificuldade no gerenciamento de tempo em processos e projetos. Isto é algo perceptível. Pessoas sempre estão ocupadas, com vontade de resolver inúmeras tarefas, mas sem, de fato, resolve-las. Afinal, a falta de foco é o maior agravante possível para a produtividade.
Original por Marcelo Petenate em www.escolaedti.com.br
“O trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para sua realização.”
C. N. Parkinson
A Lei de Parkinson é aplicada em muitas áreas do conhecimento humano, para o caso de nosso foco, a Gestão de Projetos, atividades individuais com prazos limite raramente terminam antes do planejado, pois, as pessoas fazendo o trabalho tendem a ampliá-lo para terminá-la próximo à data estabelecida.
Mas como esta lei funciona exatamente?
Como aplicar a Lei de Parkinson
Parkinson observou com cuidado a forma como o trabalho é desenvolvido nas dependências do Estado. Com base na sua experiência cotidiana, conseguiu descobrir padrões que lhe permitiram definir seus princípios básicos. A Lei de Parkinson pode se resumir a três postulados fundamentais:
- “O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização.”
- “As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos.”
- “O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.”
Desde a sua criação, os conhecedores do tema comprovaram diversas vezes a validade da Lei de Parkinson. Ela também tem servido como guia para propor novos métodos de trabalho e de administração do tempo nas áreas da produtividade.
O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização”. Isto significa que se você tem uma hora para realizar uma tarefa, você irá usar uma hora para fazê-la. Mas se você tiver um mês, demorará um mês.
A Lei do Adiamento
Este princípio está relacionado a outro enunciado que Parkinson denominou de “A Lei do Adiamento”. Ela estabelece que quando dispomos de tempo, sempre haverá a tendência de adiar tudo aquilo que precisa ser feito. Mas, por que isto acontece?
Simplesmente porque o tempo é um conceito altamente subjetivo. Depende muito mais da nossa percepção interior do que do verdadeiro transcorrer das horas.
Mais atenção ao que é menos importante
Parkinson também notou que quanto mais tempo dedicamos a uma tarefa, mais complexa ela se torna e mais difícil é terminá-la.
Se temos a sensação de que há muito tempo pela frente, olhamos mais os detalhes e costumamos ir pelas beiradas, tentando cobrir até os aspectos mínimos da tarefa. No entanto, se dispomos de pouco tempo focamos em realizar o trabalho sem dar tantas voltas no assunto.
Parkinson também notou que os assuntos menos importantes são os que acabam ocupando a maior parte do tempo. Por isso o seu terceiro grande enunciado “O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.”
Quanto mais burocrática a organização, piores os seus efeitos
Embora a lei de Parkinson tenha sido definida depois de observar a burocracia, a verdade é que ela se aplica a praticamente todas as pessoas. E não apenas implica aspectos relacionados à administração do tempo, mas também se estende a outros âmbitos da vida, como as despesas ou a organização dos espaços físicos.
Parkinson aponta que “As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos”. Isto quer dizer que não importa quanto você ganha, você sempre encontrará um jeito de “estar no limite” e inclusive com dívidas.
Uma pessoa pode viver com uma certa renda sem nenhum problema. Se sua renda aumenta, isto não significa que ela irá contar com um excedente daqui para a frente, mas que organizará as suas finanças de forma que não sobre nada.
O resultado é sempre muita ineficiência
O resultado de todos estes padrões de conduta é uma grande ineficiência. O tempo e o dinheiro nunca são suficientes. Contudo, se analisarmos com atenção, isto se deve à forma equivocada como os gerenciamos nossas atividades.
Em nossos cursos de buscamos não apenas ensinar as ferramentas do Seis Sigma, mas também ensinar uma nova maneira de enxergar como as atividades que compõe um processo são realizadas. Acreditamos que somente desta maneira podemos realmente realizar melhorias duradouras nas empresas.
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