Como a Inteligência Artificial está Transformando o Gerenciamento de Processos

O gerenciamento de processos de negócios (ou BPM, de Business Process Management) existe há décadas, mas os avanços tecnológicos nesse tópico têm sido relativamente poucos e distantes entre si. Enquanto as diretrizes do BPM permaneceram intactas, as melhorias mais significativas em BPM ocorreram com a chegada dos softwares de gerenciamento e automação de processos.

Essas plataformas oferecem às empresas novas ferramentas para modelar, avaliar e otimizar seus processos, e ainda para descobrir novos ganhos de eficiência por meio das suas habilidades de automatizar processos e integrar-se a soluções já utilizadas.

Agora, a fusão do gerenciamento de processos com tecnologias de inteligência artificial como OpenAI e GPT-4 está transformando rapidamente a maneira como as empresas criam e gerenciam seus processos.

Original no blog da Pipefy

O que é Inteligência Artificial (IA)?

A Inteligência Artificial (IA) é uma disciplina que combina ciência da computação e dados a fim de resolver problemas complexos. A IA também se refere ao uso de machine learning, processamento de linguagem natural (PLN), aprendizado profundo e algoritmos para analisar dados e fazer previsões. A chamada IA generativa também pode aprender e replicar linguagens de código.

O uso da inteligência artificial explodiu nos últimos dois anos, mas tem recebido ainda mais atenção desde o início de 2023. Em março, a OpenAI lançou o GPT-4, um modelo multimodal de linguagem grande que substituiu a versão anterior, o GPT- 3.

Como seu antecessor, o GPT-4 “aprende” processando e analisando grandes quantidades de dados. Ele é capaz de gerar textos, produzir análises de dados, prever resultados e concluir uma série de operações complexas. Os usuários interagem com o modelo, escrevendo comandos em linguagem natural.

As soluções usando o GPT-4 são essencialmente ilimitadas. A tecnologia já está sendo amplamente empregada em chatbots, onde responde a consultas e entrega informações relevantes aos usuários. Casos de uso mais avançados incluem criação de conteúdo original, análise profunda de dados, análise preditiva, classificação de registros médicos e até mesmo a conclusão bem-sucedida de vários testes de aptidão.

Qual é o lugar da IA no gerenciamento de processos?

No gerenciamento de processos de negócios, a IA pode ser usada para criar, analisar, automatizar e otimizar processos e fluxos de trabalho. Essa tecnologia ajuda as empresas a melhorar a eficiência operacional e a montar processos simplificados.

Por exemplo, antes da introdução da IA no BPM, a maioria das equipes construía seus fluxos de trabalho criando manualmente mapas de processos que exigiam muito tempo e esforço. Agora, a IA pode fazer o trabalho pesado de construir todo um processo. Tudo o que os usuários precisam fazer é informar à IA qual processo eles precisam, quais dados precisam ser rastreados e quaisquer outras especificações. Então, a IA faz o resto.

Outra maneira pela qual a IA está impactando o gerenciamento de processos é por meio de sua capacidade de acelerar a análise de dados. Ela pode organizar e analisar volumes de dados muito rapidamente, o que economiza horas das equipes. Por sua vez, essa análise de dados mais rápida ajuda as empresas na tomada de melhores decisões táticas e estratégicas. A IA ajuda com uma melhor tomada de decisão ao:

Mostrar tendências
Fazer previsões
Identificar causas para problemas
Automatizar tarefas manuais
Revelar a performance dos processos e das equipes

Qual é o papel da IA no BPM?

O papel da IA no gerenciamento de processos é composto por três fatores principais: análise de dados, construção de processos e automação inteligente. A IA possui enorme potencial para auxiliar no gerenciamento de processos de negócios. Todos os usuários — incluindo líderes de negócios, gerentes de processos e profissionais — se beneficiam do seu uso.

Por exemplo, a IA pode ajudar os profissionais na criação de versões mais eficientes de um processo ou de um fluxo de trabalho com base em dados e parâmetros anteriores, definidos pelo próprio usuário. Pode ainda processar números rapidamente para gerar respostas a perguntas sobre eficiência ou desempenho, para que decisões possam ser tomadas com mais rapidez e confiança.

Análise de dados	A IA analisa dados para ajudar os líderes e suas equipes na tomada de melhores decisões táticas e estratégicas.
Criação de processos	A IA cria novos processos e fluxos de trabalho com base em parâmetros e requisitos definidos pelos usuários.
Automação	A IA automatiza tarefas antes manuais para economizar tempo e esforço.

Exemplos de usos da IA no BPM

As empresas usam a IA de várias maneiras. O uso dessa tecnologia no gerenciamento de processos de negócios geralmente está ligado ao aumento da eficiência e no melhor entendimento dos dados. Essas são prioridades para quase todas as equipes em todos os departamentos.

Veja alguns exemplos de como a IA pode ser aplicada no gerenciamento de processos para Financeiro, RH e Vendas:

Financeiro

Exemplos do uso de IA para processos relacionados a finanças incluem compras, contas a pagar, contas a receber e reembolso de despesas. A IA pode ajudar essas equipes a honrar prazos, evitando pagamentos atrasados e multas, e pode fornecer uma análise aprofundada das informações financeiras, como a identificação de contas que correm o risco de se tornarem inadimplentes.

A IA ajuda essas equipes oferecendo visibilidade mais profunda sobre grandes volumes de dados, criando gráficos, automatizando ou estruturando fluxos de aprovação e fornecendo análises preditivas. A IA também torna mais fácil para as equipes de Financeiro focar em dados específicos e modificar seus fluxos de trabalho e processos conforme necessário, sem precisar enviar solicitações à equipe de TI para que cada um desses ajustes seja feito.

Casos de uso comuns da IA em processos financeiros incluem:

Detecção de fraudes
Chatbots de serviços
Gestão de riscos
Avaliação de crédito
Análise de documentos
Seleção e avaliação de fornecedores
Previsão de demanda
Análise de gastos
Automação de tarefas como processamento, reconciliação e aprovação de notas fiscais.

RH

A inteligência artificial apoia as equipes de RH aumentando a objetividade, melhorando a experiência dos funcionários e ajudando a responder perguntas complexas, como quando (e quanto) o salário de um funcionário deveria aumentar.

As negociações salariais são um bom exemplo. Normalmente, as equipes de remuneração contam com uma vasta gama de dados de planilhas e certo julgamento subjetivo para determinar quanto oferecer a um novo contratado. A IA pode consolidar muitos outros dados, como desempenho, senioridade, orçamento e tendências de mercado para ajudar um gerente a preparar uma oferta justa, mas competitiva.

Outros casos de uso de IA no gerenciamento de processos incluem:

Recrutamento
Seleção de candidatos
Onboarding de colaboradores
Personalização de jornadas profissionais
Organização de dados não estruturados
Automação de tarefas administrativas manuais
Identificação e antecipação de pontos de fricção
Responder a perguntas comuns de colaboradores
Permitir ao RH mais tempo de qualidade com candidatos e colaboradores

Vendas

Outro exemplo do uso de IA no gerenciamento de processos é o caso dos fluxos de Vendas. Os processos de vendas são notoriamente complexos e fragmentados, e isso se deve a variáveis relacionadas a cada prospect e a cada membro da equipe de Vendas. A IA ajuda as equipes a melhorar a consistência e a eficácia de seus processos, automatizando vários aspectos do processo de vendas e dando às equipes mais tempo para focar nos clientes.

A IA também ajuda as equipes de Vendas recomendando o canal mais eficaz para alcançar um cliente em potencial, sugerindo prováveis oportunidades de upsell e priorizando leads. Outros usos da IA no processo de vendas incluem:

Pontuação de leads
Elaboração de conteúdo para emails
Automatização de tarefas administrativas
Ajudando prospects ao fornecer informações por meio de chatbots
Personalizando jornadas do cliente

Outros processos que se beneficiam da IA

A IA pode ser aplicada a qualquer tipo de processo de negócios. Isso inclui os processos principais e de suporte (backoffice), bem como os processos de cauda longa (longtail) ou ad hoc que inevitavelmente surgem à medida que as necessidades de negócios e as soluções tecnológicas mudam.

Aqui estão alguns exemplos de processos de negócios que podem ser melhorados com IA:

Processos principais	Produção Marketing Atendimento Atendimento ao Cliente Desenvolvimento de Produto
Processos de suporte	Gerenciamento de solicitações Chamados de TI Procure-to-pay (processo que une compras e pagamento) Recrutamento Gestão de facilities
Processos de cauda longa (longtail)	Revisão de contratos Gestão de documentos Gerenciamento de fornecedores Aprovação de fornecedores Solicitações de novos funcionários Gestão de frota Solicitações de orçamento para projetos especiais

Como usar AI para gerenciar processos

Equipes que pretendem aplicar a Inteligência Artificial em seus processos precisarão adicionar uma ferramenta de IA às suas soluções tecnologias. A ferramenta certa dependerá de vários fatores, incluindo sua capacidade de integração com plataformas e sistemas já existentes, além do nível de conhecimento de código necessário para a sua implementação.

O time de TI tem um papel importante na seleção e implementação de qualquer ferramenta de IA, e a avaliação deles recai sobre fatores como segurança, custos, integrações, dificuldade de implementação e ROI (Retorno sobre Investimento). Para a maioria das equipes, a melhor maneira de começar é entender o valor que a IA pode agregar aos seus processos atuais, garantir o alinhamento com gerentes e líderes e colaborar com o time de TI para encontrar a solução que melhor atende suas necessidades.

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