A burocracia e o controle pelo controle, nosso maior vírus?
Quando tem um torneira apertada, pode apostar que um dia ela vazou
Essa talvez seja uma das metáforas mais simples para explicar por que tantas organizações se tornam burocráticas ao longo do tempo.
Nenhuma empresa nasce querendo ter cinco aprovações para comprar um notebook, três assinaturas para contratar um fornecedor ou uma reunião para autorizar outra reunião.
A burocracia raramente surge por acaso, ela normalmente é construída sobre cicatrizes.
Um pagamento realizado de forma incorreta gera uma nova validação. Uma fraude cria uma nova camada de controle. Um projeto fracassado produz um novo comitê. Uma contratação equivocada resulta em mais formulários, pareceres e aprovações.
A lógica parece perfeita. Se houve um vazamento, aperte a torneira.
O problema é que organizações não operam em lógica binária. Entre o descontrole absoluto e o excesso de controle existe uma zona de equilíbrio que poucas empresas conseguem encontrar.
Henry Mintzberg já alertava que estruturas excessivamente burocráticas tendem a reduzir a capacidade adaptativa das organizações. Mais recentemente, estudos publicados pela Harvard Business Review demonstraram que empresas com excesso de mecanismos de coordenação, aprovações e governança apresentam maior lentidão decisória, menor capacidade de inovação e uma percepção crescente de perda de autonomia por parte das equipes.
O paradoxo é interessante: Os mesmos controles criados para aumentar a eficiência podem, ao longo do tempo, se transformar em fontes de desperdício.
No Lean aprendemos a enxergar desperdícios de transporte, espera, retrabalho e movimentação. O que raramente discutimos é que muitos desses desperdícios são produzidos pelos próprios mecanismos de controle que foram criados para combatê-los.
A aprovação que deveria reduzir riscos aumenta o tempo de ciclo.
O formulário criado para garantir qualidade gera retrabalho.
A etapa criada para proteger o processo passa a impedir o fluxo.
É exatamente por isso que Michael Porter defendia que vantagem competitiva não nasce apenas da eficiência operacional, mas da capacidade de realizar escolhas. Toda escolha implica abrir mão de algo. Inclusive de determinados controles.
O problema é que poucas organizações revisitam seus controles com a mesma frequência com que os criam.
Acumulam regras, aprovações, exceções, burocracias e quase nunca removem nada.
Depois de duas décadas trabalhando com transformação de processos, percebi que raramente encontro burocracias construídas por incompetência; na maioria das vezes encontro burocracias construídas com medo de que o erro aconteça novamente.
Talvez a maturidade de uma organização não esteja na quantidade de controles que ela possui e na capacidade de distinguir quais controles ainda geram valor.
Original de Emerson Dantas no LinkedkIn
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