10 dicas para diminuir a burocracia na organização
Normas, processos, autorizações, formulários e rotinas: toda organização séria, grande ou pequena, precisa de um certo grau de burocracia para se manter organizada e funcional. O problema é quando cada uma dessas etapas acaba se mostrando excessiva. Quando isso acontece, trava a produtividade, desmotiva os funcionários e irrita os clientes.
O que é burocracia?
A burocracia faz parte do dia a dia de todos nós, mas isso não significa que ela seja algo negativo.
A burocracia pressupõe processos com previsibilidade com regras, regulamentos e hierarquias bem definidos.
Nesse sentido, sempre que existe uma lógica a ser seguida ou um padrão que deve ser respeitado, há uma burocracia. Ela é muito importante para garantir a padronização que mantém a ordem e a regularidade no modo como tudo é feito.
Entretanto, a palavra burocracia tem sido utilizada de forma negativa ou pejorativa para nos referirmos às disfunções burocráticas, ou seja, ao excesso de regras ou de etapas pelas quais precisamos passar para concretizar uma determinada ação ou tarefa.
Um processo burocrático não precisa ser complexo e demorado. A burocracia mira justamente o contrário disto, a racionalização.
É possível garantir que as coisas sejam feitas da maneira correta, simples, rápida e produtiva.
A Teoria da Burocracia de Weber
A burocracia de Weber vem da premissa de que a burocracia é a organização eficiente por excelência.
Para conseguir eficiência, a burocracia explica nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas.
Não se sabe ao certo como a palavra burocracia foi sendo deturpada com o tempo.
Hoje, burocracia representa uma organização lenta, com muitos processos, ineficiente e cheia de rotinas, quando na verdade deveria ser totalmente o contrário.
Outro fator relevante na aplicação da Teoria da Burocracia é de que a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais.
Contratações, promoções ou transferências dos funcionários são baseadas em critérios de competência técnica válidos para toda a organização.
Por que é importante diminuir os efeitos negativos da burocracia?
Quando falamos em reduzir a burocracia de uma organização, não significa eliminar as regras e a lógica dos processos, mas evitar o excesso de etapas e exigências desnecessárias, trazendo a simplicidade que citamos.
Evitar o excesso de ações é muito importante para que os processos se tornem mais ágeis. Como explicamos, tudo fica simples: a transparência é muito maior e até mesmo a eficiência pode ser aumentada com a redução das burocracias.
Vale lembrar que muitas etapas e exigências também podem aumentar os custos para a organização. Quando essas burocracias alcançam o público, o relacionamento com o cliente fica abalado, e ainda existe a possibilidade de perder boas oportunidades e parceiros estratégicos por causa de exigências descabidas.
É por isso que descomplicar a rotina promove muito mais fluidez para o trabalho do time e para os processos da organização. Isso se reflete nos resultados que ela entrega, na qualidade do seu trabalho e na relação com o público, além de impactar a imagem do negócio no mercado.
Quais são os benefícios de reduzir a burocracia?
A redução da burocracia de uma organização proporciona benefícios para todas as suas partes intervenientes, do estagiário ao cliente.
Na organização menos burocrática os colaboradores conseguem realizar suas tarefas em menos tempo e com mais motivação, sem muitos detalhes com os quais se preocupar.
Dessa forma se reduz a ocorrência de erros e atrasos e a morosidade dos processos, trazendo mais agilidade, produtividade e competitividade para a organização.
A transparência e a simplificação de rotinas também são diferenciais percebidos e valorizados por fornecedores, parceiros, clientes e colaboradores. Mais conhecimento sobre os processos promovem mais inovação e aproveitamento de mais oportunidades.
O cliente, por sua vez, não enfrenta o excesso de burocracia para usufruir de produtos ou serviços e fica muito mais satisfeito com as soluções e o atendimento recebido. Se estiver muito satisfeito, pode até mesmo indicar ou recomendar os produtos e serviços para mais pessoas.
Quando evitamos as burocracias em excesso, também garantimos mais escalabilidade para os negócios. Isso porque são reduzidos os gargalos que impedem o crescimento. A organização consegue atender a uma fatia maior de mercado sem enfrentar dificuldades, já que tudo é feito com agilidade por meio de processos que mantêm suas regras e lógicas.
Como reduzir a burocracia (as suas disfunções)?
Sabendo da importância e dos benefícios da burocracia, vamos às dicas de como reduzir as suas disfunções:
1. Dê autonomia à equipe
É papel dos líderes se manterem a par de cada passo dado e de toda decisão tomada por sua equipe. Porém, isso não pode se traduzir em dependência dos funcionários. Somente assim é possível realizar ações de forma rápida, sem precisar necessariamente passar por um longo processo de aprovação prévia dos seus superiores.
Ou seja, os colaboradores precisam de autonomia para ações previsíveis com regras e decisão pré-programada. Contudo, é importante lembrar que uma equipe só pode ser autossuficiente, se for devidamente capacitada para tal. Por isso, invista em treinamentos constantes para que cada membro do seu time seja capaz de tomar a decisão certa de forma independente.
Dessa forma, surgem resultados concretos e rápidos. Além disso, é possível solucionar pequenos problemas sem ter que lidar com burocracia excessiva.
2. Otimize o tempo
Lá no começo do texto falamos que toda organização precisa seguir uma série de protocolos para se manter organizada e evitar os males e os efeitos colaterais da burocracia. No entanto, mais do que fazer com que cada etapa seja cumprida de maneira efetiva, deve-se garantir que todas elas sejam executadas em um tempo adequado.
Para isso, defina tempos factíveis para cada fase, desde a aprovação de uma ação até sua execução. Assim, você evita que ações importantes fiquem emperradas por mais tempo do que o estritamente necessário.
3. Reveja os processos organizacionais com frequência
Cada processo da organização deve ser analisado e reformulado de acordo com a realidade do dia a dia. Portanto, esse trabalho de gestão processual precisa ser constante e levar em conta alguns aspectos básicos. Para isso, responda:
Meu processo atual tem um tempo de resposta adequado?
O cliente do processo está satisfeito com o tempo de resposta?
O processo envolve mais pessoas do que o necessário?
As ações atuais estão levando a um aumento de produtividade?
Determinado processo está impactando outro de maneira negativa?
Ao fazer essa análise em cada etapa do trabalho da equipe, você conseguirá definir quais processos e quais pessoas estão contribuindo negativamente para a qualidade final dos produtos e serviços.
Eles estão aumentando a burocracia na organização, em vez de melhorarem sua produtividade.
São pessoas que vendem e promovem dificuldades ao invés de aumentar e entregar facilidades.
4. Automatize processos
A burocracia pode ser positiva, quando ajuda a manter a estrutura organizacional organizada.
No entanto, quando gera entraves, deve ser revista. É o caso dos procedimentos manuais. Além de serem demorados e ineficientes, carregam perda de tempo e ineficiência e excesso de controle, gerando custos desnecessários e retrabalho para corrigir erros humanos.
A automação de processos ajuda a organizar a rotina e reduz o risco de erros. Da mesma forma, otimiza o tempo da equipe, que pode focar em atividades estratégicas. O uso de tecnologia e inteligência adequada facilita muito a gestão de processos como:
Gestão de estoques;
Gestão financeira;
Fluxo de caixa;
Trâmite, guarda e assinatura em documentos eletrônicos.
5. Evite a papelada
Quando falamos em burocracia na organização, é quase impossível não imaginarmos gavetas cheias de papéis e pastas. Isso acontece por um motivo muito simples: a papelada é um dos principais sinais de que a organização está enfrentando problemas. Porém, você já pensou que formulários, autorizações e documentos exigem muito tempo e dedicação para serem estruturados, preenchidos e, posteriormente, analisados?
Que muitos deles sequer deveriam existir?
Se sua organização só funciona na base de documentos escritos, provavelmente você e sua equipe estão perdendo um tempo precioso. É também um grande indicativo de falta de confiança, ainda guardar papéis com assinaturas.
Só não entenda errado: não estamos dizendo que nenhum processo precisa de um documento físico para ser validado. A intenção é mostrar que é possível reduzir essa necessidade, relegando-a apenas a atividades em que esse processo é imprescindível — seja por ordens internas, seja por questões legais.
6. Procure diminuir o número de reuniões
Poucas coisas são mais frustrantes do que reuniões improdutivas. E quando elas se repetem excessivamente ao longo da semana de trabalho ou são morosas demais, o problema fica ainda maior. Sua organização está perdendo tempo e dinheiro na sala de reuniões?
Em geral, a culpa da ineficiência dos encontros da equipe é resultado direto da falta de capacidade de definir quando elas são necessárias e quando são apenas entraves burocráticos. Para solucionar esse problema, basta seguir algumas regras simples:
Marque reuniões com hora certa de início e término e duração curta;
Faça uma pauta prévia com os assuntos que serão discutidos e por quem;
Busque a comunicação direta com os responsáveis, no caso de decisões simples, antes de marcar uma reunião com toda a equipe;
Convide apenas as pessoas diretamente ligados à pauta da reunião.
7. Defina prioridades
Aparentemente, a burocracia nada tem a ver com a definição de prioridades.
A burocracia na essência não, mas as suas disfunções sim!
Com o tempo e principalmente na organização pública e quanto mais graves as disfunções, mais orientadas aos meios e aos procedimentos as pessoas ficam, e menos orientadas aos fins e aos resultados.
Quando as pessoas executam aquilo que não é o principal, perdem tempo com atividades que não ajudarão a conquistar os objetivos estratégicos traçados pela organização. Da mesma forma, as tarefas demorarão mais para serem executadas.
Além disso, definir prioridades está diretamente relacionado à organização. Por isso, na hora de colocar essa dica em prática, pergunte-se quais são os três principais objetivos a serem perseguidos no momento. A partir disso, determine quais ações ajudarão a chegar lá.
Uma das grandes disfunções da burocracia é a orientação ao procedimento e à norma e não aos resultados.
8. Defina metas claras
Toda organização precisa de metas claras para alcançar. As metas precisam ser de conhecimento de todos os colaboradores. Afinal, é somente dessa forma que eles saberão o que perseguir, quais são as prioridades, como sua função contribui com a organização etc.
Mais do que isso, essas metas precisam ser constantemente atualizadas. Ainda é importante definir prazos e etapas que ajudarão a conquistá-las. Assim, fica mais fácil fazer o acompanhamento do projeto e evitar que todos se percam em meio aos processos burocráticos.
9. Use a tecnologia a seu favor
Você já sabe que, para diminuir a burocracia na organização, precisa otimizar seu tempo, melhorar os processos e evitar o acúmulo de papelada. O que você deve aprender agora é que é possível fazer tudo isso com uma boa ajuda da tecnologia!
As soluções podem incluir desde aplicativos para organizar a rotina de trabalho (como agendas digitais ou gerenciadoras de atividades diárias), passando por sistemas de gestão até chegar ao uso de assinatura eletrônica, que otimiza a forma como a organização envia, recebe e assina documentos, encurtando toda a extensão do processo. Tudo de maneira simples, com segurança jurídica e eficiência máxima.
Cada uma dessas ferramentas tecnológicas ajuda sua organização a automatizar processos, diminuindo o erro humano e otimizando o tempo de resposta. Além disso, elas ainda reúnem informações essenciais a respeito do negócio em plataformas amigáveis, facilitando um passo importante: a tomada de decisões.
10. Conheça os perigos do excesso de burocracia
Como dissemos, a burocracia pode ser positiva quando ajuda a organizar processos. Ela é maléfica quando em excesso. Devido a vários motivos, isso acontece muito no Brasil.
As principais consequências do excesso de burocracia são:
Entrave nos procedimentos;
Morosidade;
Ineficiência na execução de atividades;
Custos elevados e gastos desnecessários;
Dificuldade e incapacidade de atender às demandas tempestivamente;
Excesso de falhas e retrabalhos, que geram mais custos ainda mais ineficiência;
Comprometimento de parte do tempo de trabalho da equipe com retrabalho;
Na organização pública, incapacidade de cumprir o papel social;
Na organização privada, fragilidade frente à concorrência e redução de rentabilidade e até mesmo prejuízo.
Torne sua organização menos burocrática, mais ágil e escalável
Por mais que diminuir a burocracia possa parecer um grande desafio para seu negócio, superá-lo deve ser uma das principais metas da gestão para ganhar agilidade e escalabilidade no negócio. Dessa forma, a organização e os membros da equipe se veem livres de entraves desnecessários, encontrando tempo e disposição para fazer o que realmente importa: aumentar a produtividade, encontrar novas soluções, melhorar o atendimento aos clientes e inovar.
Além disso, a redução da burocracia está diretamente ligada ao ganho da agilidade e escalabilidade das organizações. Mais do que ter produtos ou serviços de qualidade ou abordagens comerciais efetivas, é essencial que as organizações tenham tanto a escalabilidade quanto a agilidade no centro de todas as suas práticas para que consigam evoluir.
Inspirado no original do docusign.com.br
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