O que é um PMO – Escritório de Projetos Ágil?
O que é um PMO Ágil ? Todos os PMOs não deveriam ser ágeis e apoiar mudanças transformadoras? Minha organização precisa de um PMO Agile? Continue lendo para descobrir os benefícios do desenvolvimento Agile e o conjunto específico de recursos e estrutura organizacional que um PMO Agile oferece que os PMOs normais simplesmente não oferecem.
Adaptado do original em https://www.wrike.com/blog/what-is-agile-pmo/
Apresentando o PMO Ágil
As formas tradicionais de gerenciamento de projetos corporativos estão em constante evolução à medida que o campo amadurece e se expande. Embora essas formas de pensar tenham sido bem-sucedidas no passado, as mudanças nas formas como trabalhamos, a globalização extremamente rápida e o aumento do uso do Agile em todos os setores exigem uma nova maneira de trabalhar.
Como resultado, estruturar um PMO Agile é o próximo passo lógico. Mas o que é um PMO Ágil?
Em poucas palavras, um escritório de gerenciamento de projetos Agile (PMO) é uma abordagem moderna das técnicas de gerenciamento de projetos. Seu objetivo é adaptar-se rapidamente às nossas necessidades em constante mudança e ao mundo de uma forma que um PMO regular simplesmente não consegue. Embora muitos dos objetivos sejam os mesmos, um PMO Agile torna os projetos mais flexíveis do que os métodos tradicionais.
As maiores diferenças entre um PMO tradicional e um Ágil incluem:
A descentralização do controle e do planejamento
Orçamento ágil e alocação de recursos
Um sistema de verificações e balanços de fluxo de trabalho que agiliza o movimento para a frente
Quais são as características de um PMO Ágil?
Um ótimo PMO Agile se parece muito com um PMO tradicional, com algumas exceções importantes baseadas nas filosofias da metodologia Agile:
Classificação de projetos
Os PMOs ágeis mantêm um catálogo de projetos corporativos classificados de acordo com a ordem de importância por critérios predeterminados.
Preparação
A preparação do Backlog no Agile significa organização e acompanhamento do projeto. Entre seus muitos benefícios, um PMO ágil facilita o acompanhamento de todos os projetos futuros e ativos em um só lugar.
Capacitação da equipe
Capacitação da equipe significa permitir que as equipes sejam autossuficientes, tomem suas próprias decisões informadas e removam os processos de aprovação que, de outra forma, consumiriam muito tempo. Quando cada membro da equipe tem visibilidade completa dos planos e dados do projeto, todos podem se apropriar do projeto para que não haja necessidade de reportar a um gerente cada etapa ao longo do caminho.
Filtragem de projetos
Em um PMO tradicional, a maioria dos projetos começa sem um sistema de aprovações claro além de uma simples aprovação. Em um PMO Agile, há um filtro de qualificação padrão que coloca todas as novas ideias em um estágio de iniciação e aprovação antes de serem adicionadas ao backlog.
Comunicação da equipe
Em um PMO Agile, as equipes não são determinadas pelos projetos. Em vez de encerrar e iniciar um novo grupo para cada nova atribuição, as equipes interdepartamentais se unem. Isso pode exigir alguns membros de suporte adicionais de tempos em tempos, mas é mais produtivo do que começar do zero a cada rodada.
Medir a velocidade da equipe
Os PMOs regulares contam horas, enquanto os PMOs ágeis medem a capacidade da equipe e o que eles podem concluir em um determinado sprint. Não é apenas uma estimativa melhor de quanto tempo certas tarefas levarão, mas também promove uma maneira mais produtiva de fazer as coisas.
Qual é a estrutura organizacional de um PMO Ágil?
Os PMOs tradicionais contam com uma abordagem de cima para baixo para sua liderança e organização de equipe. A estrutura organizacional de um Agile PMO, por outro lado, é muito mais circular. No topo de uma cadeia de comando tradicional de PMO estão os proprietários de negócios e os PMOs. Os PMOs ágeis também colocam os usuários de negócios no topo, mas é aí que as semelhanças terminam.
A partir daí, o fluxo segue para a equipe do projeto, que inclui o dono do produto , Scrum master , recursos de desenvolvimento, recursos de garantia de qualidade e recursos diversos. O PMO oferece suporte e orientação do projeto ao Scrum Master, que fornece atualizações de progresso ao PMO durante todo o ciclo de vida do projeto. Cada categoria de recurso pertence e é gerenciada pelo gerente apropriado, ou seja, o gerente de desenvolvimento supervisiona os recursos de desenvolvimento e assim por diante.
Na estrutura organizacional de um PMO Ágil, o PMO desempenha o papel de consultor e não de gerente. Isso libera o PMO para se concentrar em tornar cada equipe o mais eficiente possível. Em vez de manter o controle sobre as características básicas do projeto, como orçamento e tempo, eles podem se concentrar em oferecer sua visão para criar sistemas melhores enquanto as equipes se auto-organizam.
Como o Agile PMO não é mais o intermediário, é mais importante do que nunca contratar e treinar equipes colaborativas. Você pode até descobrir que uma abordagem híbrida é melhor para seu grupo específico ao fazer a transição.
Dicas para construir um PMO Ágil
Crie um documento de estatuto do PMO antes de iniciar um escritório de gerenciamento de projetos que descreva sua declaração de missão, metas e principais indicadores de desempenho.
Ao criar processos, certifique-se de também anotar como irá avaliá-los e aprimorá-los ao longo do tempo.
Sempre apresente as partes interessadas (sejam elas já Agile, Waterfall ou em transição) à sua equipe, pois sua equipe será a responsável por fazer as coisas.
Encontre maneiras de facilitar a construção de relacionamentos fora dos projetos com exercícios de formação de equipes, eventos sociais e horas de café dedicadas ao escritório ou networking.
Tenha clareza sobre como sua empresa define colaboração e identifique se uma pessoa possui esse conjunto de habilidades ou não ao contratar.
Concentre-se em construir e educar sua equipe dos sonhos ao longo do tempo, pois esse processo coloca mais responsabilidade sobre eles do que nunca.
Crie recompensas de alto valor para os indivíduos para aumentar sua motivação e criatividade.
Rascunhe modelos de projeto minimalistas para manter tudo uniforme, mas também permitir que equipes individuais coloquem seu próprio toque nas coisas conforme necessário.
Confie em suas equipes enquanto faz perguntas e acompanha o progresso ao longo do caminho.
Desafios comuns para PMOs ágeis
Equipes inexperientes, microgerenciamento e dificuldades de adoção são três dos desafios mais comuns para PMOs ágeis. Veja o que são, como identificá-los e o que você pode fazer para superar cada um deles.
Equipes inexperientes
Isso inclui indivíduos que são novos no local de trabalho ou equipe e equipes que são novas no trabalho entre si dessa maneira. Equipes inexperientes geralmente têm problemas de comunicação, favorecendo a direção de uma figura de autoridade em vez de se tornar um líder.
Há duas razões pelas quais isso geralmente acontece. Primeiro, eles podem sentir que a cultura da empresa torna difícil ou mesmo impossível para eles serem ouvidos. Em segundo lugar, até que um grupo de pessoas encontre seu ritmo junto, pode ser um desafio negociar os aspectos sociais e profissionais do projeto (ambos são muito importantes em um PMO Agile).
Como superá-lo: estabeleça novos padrões para a contratação de pessoas com experiência em colaboração. Em seguida, considere as personalidades de cada indivíduo antes de agrupá-los. E por último, mas não menos importante, trabalhe para criar um ambiente consistentemente de alta qualidade para todos, especialmente aqueles que fazem parte de um grupo marginalizado.
Microgerenciamento
Os PMOs tradicionais geralmente desempenham o papel de gerente e administrador enquanto auxiliam as equipes. O microgerenciamento pode parecer assumir as funções de um líder de equipe. Também pode parecer falha em delegar perguntas ou tarefas aos membros da equipe ou não ter limites claros para sua função. Ao contrário da crença popular, o microgerenciamento no gerenciamento de projetos tem menos a ver com qualquer deficiência de personalidade percebida e mais a ver com estabelecer linhas formais de liderança e definir claramente as responsabilidades do projeto desde o início.
Como superá-lo: um PMO ágil deve deixar de ser um participante prático e passar a ser um consultor especialista em processos. As equipes podem e devem apoiá-lo nisso. Deixe claros os novos procedimentos e cadeias de comando no início de cada projeto.
Adoção
Não é segredo que a adoção de processos ágeis pode ser desafiadora, especialmente quando as equipes estão acostumadas a funcionar de uma determinada maneira ao longo de muitos anos. Mas, para que um PMO Agile seja eficaz, todos devem entrar na mesma página o quanto antes. Se não o fizerem, isso pode levar a falhas de comunicação que impedem que os PMOs ágeis desempenhem suas funções de ROI mais altas e atrasem o progresso à medida que as equipes lutam para trabalhar de forma autônoma.
Como superá-lo: A ferramenta certa de gerenciamento de projetos facilita a visualização e o entendimento de processos, tarefas e aprovações, mesmo para equipes com experiência zero em Agile.
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