A importância do Escritório de Projetos (PMO) nas organizações

por Celso Cunha, em http://webinsider.uol.com.br/

PMO, ou Escritório de Projetos, é a principal ferramenta para priorizar, planejar, controlar e concretizar os projetos nas organizações. Como sua empresa administra isso?

Continuamos a refletir sobre os problemas, devido à falta de entendimento sobre a atividade de gerenciamento de projetos, por boa parte de líderes das mais diversas instituições, organizações e empresas.

Desta vez abordaremos sobre a estrutura organizacional e a posição do PMO e do escritório de projetos no organograma das instituições.

PMO ou Escritório de Projetos, quando o assunto é mais em baixo ou se preferir mais em cima. Vamos entender melhor o que é um Escritório de Projetos, PMO por meio do PMBOK.

“Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto.”

Os projetos apoiados ou administrados pelo PMO podem não estar relacionados de outra forma diferente do gerenciamento conjunto. A forma, função e estrutura específicas de um PMO dependem das necessidades da organização à qual ele dá suporte.

Um PMO pode receber uma autoridade delegada para atuar como parte interessada integral e um importante deliberante durante o início de cada projeto, fazer recomendações ou encerrar projetos, ou ainda tomar outras medidas conforme a necessidade para manter os objetivos de negócios consistentes. Além disso, o PMO pode estar envolvido na seleção, no gerenciamento e na mobilização de recursos de projetos compartilhados ou dedicados.

A principal função de um PMO é dar suporte aos gerentes de projetos de diversas maneiras, que incluem, mas não se limitam a:

Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo PMO;
Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos;
Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão;
Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias do projeto;
Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas do projeto (ativos de processos organizacionais);
Coordenação das comunicações entre projetos.

Os gerentes de projetos e os PMOs buscam objetivos diferentes e, por isso, são orientados por requisitos diferentes. No entanto, todos esses esforços estão alinhados com as necessidades estratégicas da organização. As diferenças entre o papel dos gerentes de projeto e de um PMO podem incluir:

O gerente de projetos concentra-se nos objetivos especificados do projeto, enquanto o PMO gerencia as principais mudanças do escopo do programa que podem ser vistas como possíveis oportunidades para melhor alcançar os objetivos de negócios;
O gerente de projetos controla os recursos atribuídos ao projeto para atender da melhor forma possível aos objetivos do projeto, enquanto que o PMO aperfeiçoa o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre todos os projetos;
O gerente de projetos gerencia as restrições (escopo, cronograma, custo e qualidade, etc.) dos projetos individuais, enquanto o PMO gerencia as metodologias, padrões, o risco/oportunidade global e as interdependências entre os projetos no nível da empresa.

Antes de comentar a posição do Escritório de Projetos, precisamos observar que o PMI (Project Management Institute) nossa principal referência nas melhores práticas de gestão de projetos no mundo, não indica claramente como as organizações, instituições devem se estruturar na hierarquia para trabalharem com a atividade de gerenciamento de projetos.

Desta forma muitas interpretações são estabelecidas, implantando distorções como as comentadas em meu artigo “Você sabe o que é Gerenciar Projetos – e/ou – O certo e o errado no gerenciamento de projetos”. Este artigo decorre sobre a falta de clareza e entendimento de muitos líderes, sobre o que é a atividade de gerenciamento de projetos.

O que seria estruturar o Escritório de Projetos, na hierarquia?

Toda instituição, organização possui uma hierarquia e a posição do Escritório de Projetos, PMO no organograma define o prestigio dado aos projetos da instituição.

Tenho vivenciado muitas experiências nas mais diversas empresas que venho trabalhando ou prestado consultoria nos meus últimos 16 anos, nos quais cerca de 10 na gerência de projetos e 3 como PMO. Tenho presenciando muitas distorções sobre o entendimento do que é gerenciamento de projetos, e o principal, qual o papel do Escritório de Projetos, PMO. Tamanha distorção no mercado que presenciei, na qual vi escritórios de projetos nas seguintes posições:

Abaixo de um Superintendente de TI;
Dentro da área de Processos de um banco;
Abaixo de uma Coordenadora de TI;

Estas são algumas dentre tantas.

Estas empresas na maioria dos casos entendem que os projetos devem ser gerenciados apenas pelas áreas de tecnologia, este é um erro recorrente que devemos abordar em outro artigo. Importante destacar que os projetos devem e podem atender a variados tipos de demandas.

O fato é, cada um, dá o valor ao que entende e ao que chama de projetos!

Quando o buraco é mais em baixo, os maiores erros, falhas e os insucessos de muitos projetos, decorrem da ausência básica de uma base sólida para o escritório de projetos. Neste artigo não vou abordar estruturas organizacionais que ainda não chegaram ao nível de maturidade de ter um Escritório de Projetos.

O escritório de projetos, PMO na minha humilde opinião deve estar como uma área de apoio, subordinada a uma vice-presidência ou mesmo a diretoria que possui maior representatividade na organização. Vejam o PMO, deve reportar-se para um VP ou diretor diretamente. Sem este prestígio o escritório, PMO não terá como mapear, priorizar e definir o plano de atuação de todos os projetos. Boa parte da falta de comprometimento de muitas áreas, colaboradores, fornecedores entre outros com os projetos, serão tratados de forma diferente, melhor, haja vista a importância que é dada aos projetos.

Quando líderes se mantêm próximos e fornecem as informações estratégicas necessárias aos PMOs, estes conseguem realizar com maior eficiência, o filtro de demandas, a priorização e planejamento de todos os projetos. Só desta forma que será possível que o escritório de projetos, tenha uma visão global e coerente com as estratégias da liderança de uma instituição, organização ou empresa.

O escritório é a principal ferramenta para priorizar, planejar, controlar e concretizar os projetos nas organizações.

Qual a importância você tem dado ao seu Escritório de Projetos?

Cursos relacionados:
Gerenciamento de Projetos
Escritório de Projetos – PMO
Mapeamento de Processos
Escritório de Processos – BPMO
Simplificação de Processos
Escritório de Valor – VMO