Transformação Digital: A Revolução dos Processos com BPM

O que é a transformação digital?

A transformação digital não é apenas sobre tecnologia – trata-se de uma mudança profunda na forma como as organizações operam, geram valor e se relacionam com os seus clientes. No fundo, envolve a integração de tecnologias digitais em todas as áreas de um negócio, transformando radicalmente as operações e os modelos de negócio tradicionais.

Este processo vai além da mera digitalização, que envolve apenas converter processos em papel para formatos digitais. A transformação digital implica uma reestruturação total das operações e até da cultura organizacional, de modo a que as organizações possam tirar o máximo partido da inovação tecnológica. E é aqui que entra o BPM.

Original do ERP24 no LinkedIn – https://www.linkedin.com/pulse/transforma%C3%A7%C3%A3o-digital-revolu%C3%A7%C3%A3o-dos-processos-com-bpm-erp24-9szhf/

Adaptado por Joel Solon Farias Azevedo

A internet possibilitou a desmaterialização dos processos, mas isto não significa que eles foram realmente melhorados no seu potencial. O que mais ocorreu foi disponibilizar a informação e as transações na internet para o cliente e ao mesmo tempo manter os processos arcaicos de processamento interno na organização.

Ou pior ainda, mesmo com a possibilidade de autenticação segura continuar exigindo a presença física das pessoas em organizações públicas, por exemplo.

O papel do BPM na transformação digital

O BPM (Business Process Management) é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, monitorar e otimizar processos de negócio. Ao focar-se na melhoria contínua dos processos, o BPM permite às organizações tornarem-se mais ágeis, eficientes e capazes de se adaptarem às mudanças do mercado. Mas, qual é a ligação entre BPM e a transformação digital?

Simples: a transformação digital necessita de processos robustos, eficientes e otimizados. E o BPM é a metodologia ideal para garantir que os processos organizacionais sejam ajustados para suportar a mudança tecnológica. Em vez de simplesmente adotar novas ferramentas digitais, o BPM garante que essas tecnologias sejam integradas de forma eficaz, de modo a impulsionar o desempenho e a inovação.

Os benefícios do BPM para as organizações em transformação digital

Vamos agora explorar algumas das principais vantagens de adotar o BPM como parte da estratégia de transformação digital da sua organização:

Automatização de processos: Por meio do BPM, as organizações podem identificar pontos de lentidão e ineficiência nos processos de trabalho e oportunidades de automação com eliminação de atividades repetitivas com decisão pré-programada. Isto libera recursos e reduz tempo de processamento, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor.

Maior transparência e controle: O BPM oferece uma visão clara e detalhada de como os processos organizacionais funcionam, permitindo um monitoramento mais eficaz dos resultados. Com esta visão geral, as organizações conseguem identificar rapidamente onde estão os gargalos e as oportunidades de melhoria.

Agilidade para adaptar-se à mudança: Num mundo cada vez mais dinâmico, a capacidade de adaptação é crucial. O BPM permite que as organizações reconfigurem os seus processos de forma rápida e eficiente, garantindo uma resposta ágil às novas exigências dos clientes ou a mudanças nas regulamentações.

Integração de novas tecnologias: A transformação digital muitas vezes envolve a adoção de novas ferramentas e tecnologias, como a inteligência artificial (IA) ou a análise de dados em tempo real. O BPM facilita a integração dessas tecnologias nos processos existentes, garantindo que a transição seja mais eficaz.

Melhoria contínua: Com a implementação de BPM, as organizações entram num ciclo de melhoria contínua, onde os processos são constantemente medidos analisados e ajustados para garantir maior eficiência e eficácia.

Como implementar o BPM: passo a passo para o sucesso

A implementação do Business Process Management (BPM) numa organização, quando bem conduzida, pode transformar as operações, aumentar a eficiência e preparar a organização para a adaptação contínua no cenário digital. No entanto, uma implementação de BPM bem-sucedida requer planeamento detalhado, uma compreensão clara dos objetivos da organização e uma abordagem metódica. Aqui estão os passos essenciais para garantir uma implementação eficaz:

1. Alinhar a implementação de BPM com os objetivos estratégicos da organização

O primeiro passo fundamental é garantir que a implementação de BPM está diretamente ligada aos objetivos estratégicos da organização. A equipe de gestão deve avaliar como a otimização de processos pode contribuir para atingir metas como:

Redução de custos operacionais
Melhoria da experiência do cliente
Aumento da eficiência interna
Adoção de novas tecnologias
Maior flexibilidade para responder às necessidades dos clientes

A definição clara dos objetivos permite que o BPM seja aplicado de forma estratégica e focada nos resultados desejados, em vez de ser tratado como uma simples iniciativa de automação.

2. Mapear e analisar os processos de trabalho existentes

Antes de otimizar qualquer processo, é crucial entender no detalhe como os processos atuais funcionam. Esta fase de mapeamento de processos envolve documentar as etapas que compõem cada fluxo de trabalho, identificando todos os pontos de decisão, entradas e saídas de cada processo, bem como os responsáveis por cada tarefa.

Durante o mapeamento, é importante:
Identificar ineficiências: Quais são os pontos críticos de atrasos, falhas ou redundâncias no processo?
Analisar dependências: Quais processos estão interligados e como as mudanças num processo podem afetar outros?
Identificar oportunidades de automação: Onde é possível eliminar tarefas manuais com automação e ganho de qualidade?

Essa análise detalhada serve como a base para a próxima fase – a otimização.

3. Definir um plano de melhorias e metas claras

Após a análise inicial, o próximo passo é identificar as áreas que precisam de melhoria e definir metas claras para a otimização dos processos. Esta fase é onde as equipes devem ser realistas e precisas em relação ao que pode ser melhorado a curto, médio e longo prazo, com e sem automação.

As metas devem ser SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais), garantindo que são:
Mensuráveis: Para avaliar o sucesso da implementação, é necessário definir KPIs (Key Performance Indicators) que podem incluir métricas como a redução de tempo em tarefas específicas, redução de custos operacionais, aumento da produtividade ou satisfação do cliente.
Prioritárias: Não é necessário otimizar todos os processos de uma vez. Identifique os processos de maior impacto no negócio e comece por eles.

4. Escolher as ferramentas de BPM adequadas

Com o plano de melhorias definido, a escolha das ferramentas de BPM certas é um dos passos mais críticos. A plataforma de BPM ideal deve ser escalável, adaptável às necessidades da organização e capaz de integrar-se com as outras tecnologias já em uso, como ERPs, CRMs, ou sistemas de análise de dados.

Algumas características essenciais a considerar numa solução de BPM incluem:
Capacidades de automação: Permitir a automatização de tarefas repetitivas e de processos manuais.
Flexibilidade e personalização: A ferramenta deve ser adaptável aos diferentes processos da organização.
Integração com outras ferramentas: Deve ser capaz de se integrar com sistemas legados e novos, garantindo que a organização pode continuar a utilizar as suas tecnologias atuais.
Monitorização e análise em tempo real: Ferramentas de BPM eficazes devem permitir que os gestores monitorem o desempenho dos processos em tempo real, para uma gestão contínua.

5. Envolver as equipes e formar os colaboradores

Um dos maiores obstáculos na implementação de BPM é a resistência à mudança por parte dos colaboradores. A comunicação interna eficaz é essencial para mudança e transformação. A equipe de gestão deve:

Comunicar os benefícios da mudança para os colaboradores: como a automação e eliminação de tarefas repetitivas os liberta para se atuarem em atividades mais estratégicas e de maior valor.

Incluir os colaboradores desde o início: Ao envolver as equipes no mapeamento e análise dos processos, os colaboradores vão se sentir parte da solução, o que reduz a resistência.

Investir em formação contínua: Os colaboradores devem ser treinados não só para utilizar as novas ferramentas de BPM, mas também para entender a importância de processos otimizados e automatizados.

6. Implementar, testar e ajustar

Depois de identificar as melhorias e escolher as ferramentas, é hora de colocar o BPM em prática. No entanto, em vez de implementar mudanças em grande escala de uma só vez, é recomendável seguir uma abordagem iterativa e escalável. Implementar o BPM por fases permite testar a eficácia das mudanças sem comprometer o fluxo de trabalho em toda a organização.

Nesta fase:
Teste as mudanças em pequenos fluxos de trabalho para garantir que os resultados são os esperados.
Faça os ajustes necessários: Durante os testes, podem surgir problemas inesperados ou necessidade de ajustes nos processos. O importante é aplicar as correções e manter os ajustes nos processos até o alcance dos resultados esperados.
Exija o feedback dos colaboradores que atuam nos processos para garantir que as mudanças trazidas pelo BPM estão sendo bem recebidas e que estão funcionando conforme planejado.

7. Monitorar o desempenho e continuar a melhorar

A implementação de BPM não termina com a automação ou melhoria dos processos. Ao contrário, o processo é dinâmico e uma das maiores vantagens do BPM é o seu foco na melhoria contínua. O monitoramento constante do desempenho dos processos é crucial para garantir que as mudanças trazidas contribuem para o alcance dos resultados esperados.

Utilizar ferramentas de monitoramento em tempo real: As melhores soluções de BPM permitem acompanhar a eficiência dos processos, identificar gargalos e ajustar os fluxos de trabalho em tempo real.

Reavaliar os processos regularmente: As necessidades da organização e as necessidades de seus clientes são dinâmicas e mudam toda hora. Somente a reavaliação periódica dos processos pode garantir que a organização continue melhorando cada vez mais e atendendo às necessidades de seus clientes.

Analisar os KPIs regularmente: Através da análise de KPIs, é possível avaliar se as metas definidas estão sendo cumpridas ou não e fazer os ajustes necessários para que sejam.

Conclusão: BPM como processo de melhoria contínua

A implementação de BPM numa organização é um projeto estratégico que, quando bem conduzido, pode resultar em melhorias operacionais significativas, sustentabilidade da organização no tempo e ainda preparar a organização para os desafios futuros. O BPM não é uma solução instantânea, mas sim uma abordagem contínua que, quando integrada na cultura da organização, promove a inovação, eficiência e adaptabilidade a longo prazo.

A gestão de processos é condição para a transformação digital, porque os processos precisam ser enxutos e simplificados para que possam ser digitalizados.
Do contrário, a organização não vai além do site bonito e do aplicativo bonito, enquanto os seus serviços continuam ruins.

Ao seguir este guia passo a passo, a sua organização estará mais qualificada para implementar o BPM de forma eficaz, garantindo que as melhorias nos processos resultem em benefícios tangíveis para a operação e, em última análise, para a sustentabilidade da organização.