Gestão de Processos: padronizando o seu jeito de fazer
Quando falamos do ambiente corporativo, um processo se baseia em uma sequência de ações do dia a dia que, quando visualizadas em conjunto, criam o modo pelo qual a companhia funciona.
Sendo assim, você sabe o que é gestão de processos?
A gestão de processos é, antes de mais nada, um conceito que agrupa a administração de negócios e tecnologia da informação a fim de melhorar os resultados de uma empresa.
É ela quem determina, mensura, visualiza, define, monitora e otimiza os processos de negócios, o que resulta em maior lucratividade e produtividade em uma companhia.
por Marcos Kayser em scopi.com.br
É por meio da gestão de processos que sua empresa será capaz de integrar as atividades de vários departamentos, melhorando, assim, o trabalho de toda a organização.
Para entender como esse conceito influencia na empresa, não deixe de conferir os tópicos que serão abordados ao longo do texto:
- O que é gestão de processos?
- Qual a importância da gestão de processos?
- Quais resultados a gestão de processos traz?
- Como o Scopi pode ajudar?
Boa leitura!
O que é gestão de processos?
Gestão de processos é um conjunto de práticas que buscam a melhoria contínua dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.
A revolução do cliente não ocorre de modo isolado nos ambientes corporativos, visto que o mundo vive, atualmente, um modelo orientador de relações. A tecnologia, da mesma maneira, chegou para desenvolver programas a fim de potencializar o fluxo de processos — contrapondo a métodos estáticos.
Dessa forma, a reunião desse conjunto de práticas permite que gestores identifiquem, documentem, desenvolvam e monitorem todo o cotidiano de uma empresa.
Ou seja, a gestão de processos é uma estratégia que também precisa ser bem gerenciada, uma vez que compreende um aglomerado de ações sistemáticas e organizadas.
Nessa perspectiva, esse conceito pode ser compreendido quando são determinadas as diretrizes das dinâmicas negociais.
Essas atividades estão ligadas com a modificação de insumos, por exemplo, com a meta de atender determinadas expectativas, o que une diretamente aos resultados de uma organização.
Assim, para que o produto final seja alcançado, vários pequenos processos devem ser guiados por máquinas e operadores.
Qual a importância da gestão de processos?
A importância da gestão de processos nas empresas está presente notadamente no fato de que esse é um mecanismo que provoca influência no nível de competitividade da organização no mercado.
Uma companhia que consiga organizar seus processos é capaz de identificar caminhos de otimização de forma mais simples, a fim de torná-los muito mais eficientes.
Com uma boa gestão de processos, podemos diminuir custos e repartir os recursos disponíveis de forma correta e eficaz.
Além do mais, a produtividade dos seus funcionários também otimiza significativamente quando o negócio conta com pleno entendimento e controle sobre o funcionamento de seus processos.
Temos que ressaltar que a importância da gestão de processos nas organizações pode ser compreendida na qualidade das saídas e na inteligência de valor por parte dos consumidores.
A empresa que observa esse importante ponto do negócio é capaz de melhorar seus fluxos de trabalho, reforçar seus ganhos financeiros e tomar decisões baseadas na assertividade e agilidade.
Além disso, a gestão de processos é tão importante que explicaremos em mais detalhes sobre ela nos tópicos a seguir.
Permite conhecer melhor seu negócio
A gestão de processos é constituída na cadeia de valor. Esse conceito, criado por Michael Porter, professor da Harvard Business School e estudioso das áreas de Economia e Administração, baseia-se na representação do conjunto de atividades desempenhadas por uma organização.
Kaplan e Norton, grandes pensadores do segmento administrativo já diziam que: “o que não pode ser medido não pode ser gerenciado”.
Logo, quando você faz a gestão de processos, levando em conta o alcance que ela pode oferecer, é capaz de conhecer todos os fluxos de trabalhos da sua organização.
Certamente, essa prática vai possibilitar que tenhamos uma visão holística da empresa. Ela também auxilia na compreensão em ter processos claros e bem definidos.
Em uma companhia, cada atividade é desempenhada simultaneamente. Assim, tudo conta com uma finalidade específica e todos os trabalhos precisam estar alinhados às metas estratégicas de um negócio.
A gestão de processos, sendo assim, contribui na identificação dos fluxos e, dessa maneira, viabiliza a correção de problemas e falhas, além de otimizar as operações de uma empresa.
Facilita a mensuração de resultados
Como a gestão de processos leva em conta a proposta de valor da empresa, fica muito mais fácil confirmar os fluxos que ajudam para que ela seja alcançada.
A partir disso, podemos determinar quais indicadores são os mais assertivos para mensurar a performance dessas estratégias e até mesmo interpretar sistematicamente a quantidade que são gerados.
Cria conciliação entre as pessoas e os setores
A gestão de processos auxilia na quebra de grupos formados na empresa com base apenas na afinidade, onde cada equipe trabalha sozinha e não de modo integrado com o todo.
Isso pelo fato de que as pessoas começam a entender que os processos fazem parte de diversos segmentos, e é fundamental que o trabalho seja feito em conjunto por todos os envolvidos para, desse modo, conquistar melhores resultados.
Quais resultados a gestão de processos traz?
A implementação da gestão de processos, inicialmente, gera desconforto para as tradicionais administrações. As dificuldades iniciais nesse modelo não devem ser encaradas como grandes problemas, mas, sim, como um aperfeiçoamento dos procedimentos a fim de atender melhor ao próximo.
Quando temos o controle da performance dos processos, podemos otimizar bastante a empresa, fazendo com que ela ganhe agilidade e se adapte ao que o mercado exige.
Tudo isso ajuda na redução de custos por conta da menor quantidade de desperdícios, além de organizar o tempo conforme seu fluxo estratégico.
Por conseguinte, essas fases ampliam a satisfação dos clientes, visto que a organização entrega maior valor e disponibiliza maior transparência nos processos.
Do mesmo modo, todas as atividades são automatizadas e padronizadas de maneira eficiente, distribuindo recursos de forma integrada e fortalecendo as relações de trabalho.
A seguir, confira quais são os resultados que esse modelo de gestão traz para as empresas.
Aumento da produtividade
Na medida em que cada empresa tem um processo padronizado e cada um sabe previamente o que tem a fazer, não se perde tempo com o retrabalho, com a tentativa e erro. Além disso, mais atividades poderão ser realizadas em um menor intervalo de tempo.
Há também um ganho de tempo no processo de qualificação dos colaboradores, uma vez que, quando eles ingressarem na empresa, contarão com um aprendizado mais fácil das atividades desempenhadas na organização, já que ele estará sistematizado.
Integração entre todas as áreas da empresa
Com a gestão de processos, cada setor sabe o que precisa fazer para contribuir com o sucesso do negócio. As equipes entendem qual é o seu papel dentro da organização, bem como qual é a função dos demais departamentos.
Esse entendimento é bastante importante, pois cada um percebe mais facilmente sobre a dependência de todos os envolvidos uns com os outros.
Visão sistêmica
A integração de processos e pessoas promove o que chamamos de visão sistêmica. A empresa assume a condição de um organismo vivo onde cada departamento tem uma função que está conectada ao todo.
Graças a essa conexão, fica mais fácil visualizar o funcionamento de todo o organismo. Assim, quanto mais conectado, melhor.
Redução de erros e custos
A reunião de ações formando um processo também ajuda a reduzir erros e eliminar desperdícios.
Um processo bem sistematizado, significa que foi pensado e testado. Representa a melhor forma de entregar um resultado. Segue a lógica de fazer mais com menos, da maneira mais eficiente e com a melhor relação custo/benefício.
Como organizar a gestão de processos do seu negócio? 5 passos
Os gestores devem trabalhar na gestão de processos de forma que as atividades ajudem no crescimento da empresa. Ou seja, determinadas e executadas com efetividade.
Sempre que o resultado pretendido dentro de uma janela de tempo é estipulado, temos que revisá-la constantemente para que potenciais melhorias sejam implementadas.
Um método interessante de fazer isso é dividir o processo principal em subprocessos, criando uma mentalidade de que esses conjuntos precisam estar integrados.
Além disso, é interessante ter indicadores de desempenho para compreender quais são os níveis de uma certa etapa que necessita de melhoria. Veja, a seguir, os passos para organizar a sua gestão de processos.
1. Levantamento dos processos
Primeiramente, devemos fazer um levantamento de todos os processos que ocorrem em todos os setores da empresa. Listar as tarefas avulsas e as realizadas em grupo.
Dessa forma, como é feita a venda? E o faturamento, a cobrança, a produção, a admissão de um novo funcionário, a renovação dos seguros, a aquisição de um bem, as reuniões, etc.?
Enfim, todos os processos, desde os mais complexos até os mais simples, tudo deve ser mensurado. Nesta etapa encontraremos certas ações e alguns processos que poderão ser modificados e até descartados.
2. Construção do fluxo de trabalho
Feito o levantamento e o descarte daquilo que é desnecessário, é hora de desenhar os fluxos dos processos, por meio de workflows (representação gráfica da sequência de ações que compõem um processo de trabalho).
É bom salientar que os processos devem ficar alinhados aos respectivos objetivos estratégicos, já que um processo que não tem meta determinada não faz sentido em ser executado.
3. Planejamento das ações do processo
Do planejamento, partimos para a execução. Cada processo deve ter suas ações definidas no tempo (previsão de início e previsão de fim) para os respectivos responsáveis.
Por sua vez, eles terão a tarefa de registrar a data de início e finalização. Quando o ciclo vence, ele deve ser renovado por igual período e assim sucessivamente. Lembrando que, diferentemente de um projeto, o processo não tem um fim e se renova em etapas.
4. Acompanhamento dos resultados
Gestão de processos não lida somente com a implementação de rotinas de trabalho. O monitoramento constante dos resultados, a partir dos indicadores de desempenho, ajuda a enxergar se a empresa está indo pelo caminho certo.
O uso de um software específico, como o Scopi, facilita bastante essa etapa. Com ele, podemos monitorar o fluxo de atividades de uma maneira bem simples. Assim, notamos eventuais gargalos, simplificando o processo de ajustes de rota.
5. Rotina de melhorias
O mercado é dinâmico e as empresas precisam acompanhar as constantes transformações. Desse modo, periodicamente, os processos devem ser revistos e atualizados. Alguns extintos e outros criados.
É comum mudarmos a rotina de um processo, antes mesmo de formalizarmos as mudanças ocorridas. Contudo, é recomendado que o processo seja atualizado tão logo sofra alterações que já estão valendo na prática do dia a dia.
É importante também que as modificações sejam devidamente comunicadas para toda a equipe de trabalho. Um processo registrado é muito mais fácil de ser melhorado.
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